Auswertungen

Elektronische Personalakte

Ausgewertet: 13 Vereinbarungen aus den Jahren 1998 bis 2009


Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte können als Vorreiter eines noch relativ jungen Regelungsbereichs angesehen werden. Konzerne und räumlich verteilt agierende Unternehmen sowie einzelne öffentliche Verwaltungen sind bereits auf die elektronische Personalaktenführung umgestiegen. Kleinere und mittlere Unternehmen sowie zunehmend mehr öffentliche Verwaltungen beschreiten diesen Weg. Sie beabsichtigen, ihre Personalverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten.

Die Betriebs- und Dienstvereinbarungen versuchen, die erwarteten Vorteile der elektronischen Archivierung mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten in Einklang zu bringen. Datenschutz und Verhaltens- und Leistungskontrolle verhindern sind unproblematisch regelbar. Die Systeme speichern lediglich grafische, nicht auswertbare Abbildungen von Original-Dokumenten in Datenbanken. Die Vereinbarungen erreichen daher im Allgemeinen den angestrebten Ausgleich zwischen effektiver Nutzung und angemessenem Schutzniveau, meist im Zusammenwirken mit bereits vorhandenen IT-Rahmenvereinbarungen.

Die Einsichtnahme in die eigene Personalakte ist hingegen häufig unzureichend geregelt. Zum Vergleich wurden zwei Vereinbarungen zur herkömmlichen Personalaktenführung analysiert. Sie enthalten für Beschäftigte und auch die Personalverwaltung klare organisatorische Vorgaben, die in den Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte überwiegend fehlen.
Für Betriebs- und Personalräte enthalten die Regelungen viele Informations- und Kontrollrechte, die sie in die Lage versetzen, bei anstehenden Änderungen oder auch bei Missbrauch korrigierend einzugreifen.

Insgesamt scheint die elektronische Personalakte in der hier betrachteten Form (Speicherung der Abbildungen/Images von Original-Dokumenten in einer Datenbank) ein betrieblich akzeptiertes und relativ leicht regelbares Software-Werkzeug zu sein. Allerdings enthalten neuere Archivsysteme vielfältige Zusatzfunktionen. Diese können jedoch mit den hier analysierten Vereinbarungen nicht angemessen geregelt werden.


Zusatzinfos

Böker, Karl-Hermann: Elektronische Personalakten (pdf)


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