Datenbank Betriebsvereinbarungen

In dieser Datenbank finden Sie anonymisierte Textauszüge aus abgeschlossenen Betriebs- oder Dienstvereinbarungen. Wir stellen keine Mustervereinbarungen zur Verfügung, sondern dokumentieren Praxisfälle und zeigen eine Auswahl verhandelter Kompromisse.

Wenn man eine neue Vereinbarung entwirft, sollte man sich darüber klar sein, dass die Auswahl aus dieser Datenbank verhandelte Ergebnisse sind und in der Regel keine Maximalforderungen. Andererseits lässt sich anhand der Beispiele erkennen, wie andere Unternehmen und Verwaltungen Probleme gelöst haben.

Thema: Zeitwirtschaftssysteme

Karl-Hermann Böker, Bund-Verlag 2010

1. Präambel

1.1. Ziele der Vereinbarung
1.1.1Arbeitnehmer- und arbeitgeberorientierte Ziele, Regelung von Grundsätzen, Rechten, Pflichten bei Einführung, Anwendung, Änderung, Weiterentwicklung von Zeitwirtschaftssystemen | 3 Textauszüge
1.1.2Schutz vor Verhaltens- und Leistungskontrolle, Persönlichkeitsschutz der Beschäftigten, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mitarbeiterzufriedenheit sichern | 5 Textauszüge
1.1.3Einfache und objektive Arbeitszeiterfassung gewährleisten, einheitliches Verfahren bei der Nutzung einer automatisierten Zeiterfassung definieren, moderne Verfahren der Zeiterfassung ermöglichen, Anwendungszwecke des Zeitwirtschaftssystems begrenzen | 6 Textauszüge
1.1.4Bedingungen der Dienstplangestaltung inhaltlich, organisatorisch und technisch festlegen | 3 Textauszüge
1.1.5Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretungen der Beschäftigten verbessern | 2 Textauszüge

2. Geltungsbereich und Regelungsgegenstand

2.1. Persönlicher Geltungsbereich
2.1.1Arbeitnehmer gemäß § 5 Abs. 1 BetrVG, Leiharbeitnehmer gemäß § 14 Abs. 2 AÜG, Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten, Mitarbeiter im Schichtdienst, Auszubildende, Praktikanten, geringfügig Beschäftigte | 6 Textauszüge
2.1.2Ausnahmen, z. B. Geschäftsführer, leitende Angestellte, Fahrer, andere mobile Arbeitnehmer, Außendienstmitarbeiter, Einzelfälle mit Begründung auf Antrag, evtl. für Ausnahmen geeignete Alternative zur elektronischen Zeiterfassung | 5 Textauszüge
2.2. Räumlicher Geltungsbereich
2.2.1Standorte des Unternehmens/der Verwaltung, evtl. einzelne Bereiche mit flexibler Arbeitszeitregelung, Außenstellen, Niederlassungen, Satellitenbüros, Telearbeitsplätze; evtl. Pilotbereiche | 3 Textauszüge
2.3. Sachlicher Geltungsbereich
2.3.1Zeitwirtschaftssoftware, Softwareversionen, Schnittstellen, Zusatzsoftware, Datenbanken, Betriebssysteme | 4 Textauszüge

3. Ziele und Einsatzzwecke von Zeitwirtschaftssystemen

3.1. Wesentliche Ziele bzw. Zwecke
3.1.1Reduzierung des manuellen und administrativen Aufwands | 5 Textauszüge
3.1.2Dokumentation der Kommt- und Gehtzeiten, Dokumentation der An- und Abwesenheitszeiten, Transparenz für die Beschäftigten, korrekte Abbildung der vorhandenen Arbeitszeitmodelle, Soll-Ist-Vergleich, Führung von Arbeitszeitkonten, Fehlzeiten, Urlaubskontenverwaltung, Krankheitskontenverwaltung, Bewertung der Arbeitszeiten als Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Erfüllung gesetzlicher, tariflicher und individualrechtlicher Verpflichtungen | 10 Textauszüge
3.1.3Optimierung des betrieblichen Zeitmanagements, bedarfsgerechte und mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung, gerechte Verteilung von Schichteinsätzen auf die Beschäftigten, Verringerung von Mehrarbeit/Überstunden | 10 Textauszüge
3.1.4Statistische Auswertungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung, keine Verhaltens- und Leistungskontrolle | 6 Textauszüge

4. Das technische System - Hard- und Software, Vernetzung

4.1. Systemdokumentation
4.1.1Hardware und Software, Gesamtsystem, aktuelle, umfassende und abschließende Beschreibung aller Komponenten und der Konfiguration | 10 Textauszüge
4.1.2Outsourcing oder ASP-Zeitwirtschaft | 1 Textauszug
4.1.3Ausführliche Beschreibung in Anlagen zur Vereinbarung | 1 Textauszug
4.2. Zeitbuchungsterminals
4.2.1Buchungsgeräte, Funktionen, Display, Parametrierung | 8 Textauszüge
4.2.2Standorte/Aufstellungsorte der Buchungsterminals | 8 Textauszüge
4.2.3Benutzungsvorschriften, Benutzungshinweise | 4 Textauszüge
4.3. Buchungsmedien
4.3.1Äußere Form (Karte, Chip, Schlüsselanhänger etc.), Aufdrucke, auf dem Medium gespeicherte Daten, biometrische Verfahren, Buchungsverfahren (berührungslos etc.) | 7 Textauszüge
4.3.2Eigentum, Maßnahmen bei Verlust bzw. (vorsätzlicher oder fahrlässiger) Beschädigung, melden bei Beschädigung, Verlust oder Diebstahl, Rückgabe bei Ausscheiden aus dem Unternehmen | 8 Textauszüge
4.3.3Behandlung, eigenhändige Benutzung, keine Weitergabe, keine Zeitbuchung mit fremden Medien | 5 Textauszüge

5. Handhabung und Organisation der Zeiterfassung

5.1. Zeitbuchungen
5.1.1Verpflichtung zur Zeitbuchung, Alternativen, Buchungsanlässe, Arbeitsbeginn und -ende, Genauigkeit | 10 Textauszüge
5.2. Missbrauch
5.2.1Fehlerhafte Zeitbuchungen oder Angaben, missbräuchliche Benutzung, Beschädigung, Vorsatz oder Fahrlässigkeit, Wiederholung, Missbrauchsverdacht, Maßnahmen, Konsequenzen | 8 Textauszüge
5.3. Manuelle Buchungen
5.3.1Fälle, in denen die Zeitbuchung nicht möglich ist, Dienstgang, Buchungsmedium vergessen, Systemfehler, Korrekturbelege, Genehmigung durch Vorgesetzte, verantwortliche Stellen, Zeitbeauftragte | 10 Textauszüge
5.4. Erfassen von Fehlzeiten
5.4.1Abwesenheitsgründe, Verantwortliche für Eingabe, Belege | 5 Textauszüge
5.5. Zeitkorrekturen
5.5.1Nicht registrierte Zeiten, Rundung und Kappung von Zeitbuchungen, automatische Buchung von Pausenzeiten, Wegezeiten, Bearbeitung von Falschbuchungslisten | 10 Textauszüge
5.6. Workflow
5.6.1Employee Self Service, Workflow für die Erfassung von Urlaub, Dienstreisen, sonstige Abwesenheiten und Korrekturen, Protokollierung des Workflows | 8 Textauszüge
5.7. Weiterverarbeitung und Abrechnung
5.7.1Abrechnungszeitraum, Soll-Ist-Abgleich, weitere automatische Bearbeitungsschritte, automatische Behandlung von Zeitsalden in besonderen Fällen | 6 Textauszüge

6. Handhabung und Organisation der Personaleinsatzplanung

6.1. Grundsätze
6.1.1Organisation und Planung der Arbeitszeit, Ausgewogenheit, Mitwirkung und Wünsche der Beschäftigten, Absprachen im Team | 6 Textauszüge
6.1.2Form der Schicht- bzw. Dienst- oder Einsatzpläne | 1 Textauszug
6.1.3Einhaltung betrieblicher, tariflicher, rechtlicher Bestimmungen | 4 Textauszüge
6.2. Planungsverfahren
6.2.1Dauer der Planungsperiode, Planungsgrundlagen, betriebliche Bedarfe, Mitarbeiterwünsche, Schichtschemata, Forecast | 4 Textauszüge
6.2.2Fristen, Freigabeverfahren, Genehmigung, Veröffentlichung, Planungssicherheit, Verfahren und Ausgleich bei kurzfristigen Änderungen | 11 Textauszüge
6.3. Abrechnung / Zeitwirtschaft
6.3.1Bewertung der Zeiten, Abrechnungsverfahren, Weiterleitung von Daten, Schnittstellen | 4 Textauszüge

7. Informationen für Beschäftigte und Vorgesetzte

7.1. Informationen für Beschäftigte
7.1.1Möglichkeiten des Informationsabrufs am Zeitbuchungsterminal, am Arbeitsplatz-PC, an öffentlichen Terminals, Art der abzurufenden Informationen, Verantwortung der Beschäftigten für Korrektheit der Daten, Prüfung der Daten, zeitliche Begrenzungen | 10 Textauszüge
7.1.2Monatlicher Ausdruck von Buchungslisten und -salden | 10 Textauszüge
7.1.3Ansprechpartner für Informationen in der Personalabteilung etc. | 5 Textauszüge
7.1.4Zugriff auf Schicht- bzw. Dienstpläne, Aushang von Plänen | 2 Textauszüge
7.2. Informationen für Vorgesetzte
7.2.1Informationen für Führungskräfte zweckbezogen, nur die eigenen Beschäftigten, Zweckbenennung, Einschränkungen auf das unbedingt Notwendige, Saldenbildung, aggregierte Daten, Datenminimalität, Benennung der Empfänger von Auswertungen | 9 Textauszüge

8. Datenschutz / Leistungs- und Verhaltenskontrolle

8.1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten
8.1.1Datenminimalität, Zweckbezug | 9 Textauszüge
8.1.2Positivliste der zulässigen Datenfelder, Stammdaten und Bewegungsdaten | 9 Textauszüge
8.2. Berechtigungsverwaltung
8.2.1Berechtigungskonzept | 9 Textauszüge
8.2.2Differenzierte Zugriffsrechte, zweckbezogen, berechtigte Personen | 8 Textauszüge
8.2.3Grundsätze zur Berechtigungsvergabe, Verfahrensweisen und Formulare zur Vergabe neuer Berechtigungen; Benutzergruppen, Benutzer, Rollen | 6 Textauszüge
8.2.4Rechte der System-Administratoren | 5 Textauszüge
8.3. Auswertungen
8.3.1Unzulässigkeit von Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Verwertungsverbot unrechtmäßig verarbeiteter Daten, Rücknahme personeller Einzelmaßnahmen | 6 Textauszüge
8.3.2Grundsätzlicher Verzicht auf personenbezogene Auswertungen, Ausnahmeregelungen | 7 Textauszüge
8.3.3Verfahrensfragen zur Genehmigung von Auswertungen | 4 Textauszüge
8.3.4Genaue Beschreibung zulässiger Auswertungen | 6 Textauszüge
8.3.5Verwendungszusammenhänge, Zwecke, Berechtigte, Zeitrhythmen, tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Statistiken, Langzeitauswertungen, Vermeidung von Hitlisten (Ranking), Löschen und Vernichten von Auswertungen | 10 Textauszüge
8.3.6Unterscheidung zwischen personenbezogenen, anonymisierten und pseudonymisierten Auswertungen, Datenbankabfragen | 3 Textauszüge
8.4. Schnittstellen
8.4.1Stand-alone-Systeme ohne Schnittstellen, Verbot weiterer Schnittstellen, Schnittstellen zur Fernwartung, mobile Datenträger | 6 Textauszüge
8.4.2Zweck der Datenübertragung, genaue Beschreibung der Schnittstellen, Datenfelder und Aufbau der Datensätze, zeitliche Aspekte, Übertragungsrhythmen | 7 Textauszüge
8.4.3Download von Daten | 3 Textauszüge
8.4.4Fernwartung | 3 Textauszüge
8.5. Protokollierung
8.5.1Pflicht zur Protokollierung wegen Revisionssicherheit (GoBS), Protokollierung aller Buchungen, Aktivitäten, Dienstplanveränderungen, begrenzte zweckbezogene Verwendung von Logdateien, Verbot von Missbrauch, Löschfristen | 8 Textauszüge
8.6. Aufbewahrungsfristen
8.6.1Beachtung gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen, Aufbewahrung von Zeit- und Buchungsdaten, mögliche frühzeitige Summenbildung | 10 Textauszüge
8.6.2Regeln zum Löschen von Stammdaten | 5 Textauszüge
8.6.3Archivierung, Zugriffsschutz zu archivierten Daten, Nachweis der Löschung und Archivierung | 5 Textauszüge
8.7. Rechte der Betroffenen nach Datenschutzgesetz
8.7.1Information bei erstmaliger Speicherung | 3 Textauszüge
8.7.2Rechte der Beschäftigten auf Auskunft, Widerspruch, Berichtigung, Sperrung, Löschung personenbezogener Daten, Beachtung von §§ 33-35 BDSG, Konkretisierung des Auskunftsrechts, Ansprechpartner, Infoabrufe über Intranet | 7 Textauszüge
8.7.3Beachtung der Rechte bei Auftragsdatenverarbeitung | 1 Textauszug
8.8. Betriebliche Datenschutzbeauftragte
8.8.1Beachtung von §§ 36-37 BDSG, Aufgaben für den Datenschutzbeauftragten, z. B. Prüfung der Einhaltung der Vereinbarung, Informationswege, Zusammenarbeit mit dem Betriebs-/Personalrat | 7 Textauszüge
8.9. Datensicherheit
8.9.1Regelungen zum Schutz der Beschäftigten bei Systemausfall, Datenverlust, keine Haftung der Beschäftigten, Verweis auf IT-Sicherheitskonzept | 4 Textauszüge

9. Schutzmaßnahmen nach dem ArbZG

9.1. Dokumentation
9.1.1Beachtung von § 16 Abs. 2 ArbZG, verpflichtende Zeiterfassung | 5 Textauszüge
9.2. Höchstarbeitszeiten und Pausenzeiten
9.2.1Prüfregeln für das Zeitwirtschaftssystem hinsichtlich Einhaltung von Pausenzeiten, Höchstarbeitszeiten | 3 Textauszüge
9.3. Personaleinsatzplanung
9.3.1Erkennen von Gesetzesverstößen bei der Schichtplanung | 3 Textauszüge

10. Installation und Inbetriebnahme

10.1. Projektorganisation
10.1.1Einführung des Zeitwirtschaftssystems als Projekt organisieren, Beteiligung des Betriebs-/Personalrats | 5 Textauszüge
10.1.2Pilotphase, befristete Vereinbarung, zeitlich befristeter Parallelbetrieb | 9 Textauszüge
10.2. Qualifizierungsmaßnahmen
10.2.1Schulungskonzept | 3 Textauszüge
10.2.2Einweisung in die Zeitbuchungsverfahren, Benutzerhandbuch | 6 Textauszüge
10.2.3Ermittlung des Schulungsbedarfs, Qualifizierung von Zeitbeauftragten und Bearbeitern am Zeitwirtschaftssystem, Qualifizierung der System-Administration, Hotline, Wiederholungsschulungen, Kostentragung durch Arbeitgeber, Schulung während der Arbeitszeit | 9 Textauszüge
10.2.4Informationen/Schulungen zur Betriebs-/Dienstvereinbarung | 7 Textauszüge
10.2.5Qualifizierung der Betriebs-/Personalräte | 4 Textauszüge
10.3. Übergangsregelungen
10.3.1Arbeitszeitkontostände bei Übergang auf ein Zeitwirtschaftssystem, Verfahrensregelungen für die Übergangszeit | 6 Textauszüge

11. Konfliktbewältigung

11.1. Regelungen für den Konfliktfall
11.1.1Innerbetrieblich Konfliktlösung, Beratungskommission oder Clearingstelle, Einigungsstelle | 7 Textauszüge

12. Informations-, Mitbestimmungs- und Kontrollrechte

12.1. Informationsrechte
12.1.1Vollständigkeit und Form von Unterlagen für die Arbeitnehmervertretung, rechtzeitige und umfassende Information bei Updates, regelmäßige Information in gemeinsamen Besprechungen | 8 Textauszüge
12.1.2Auswertungen und weitere Arbeitszeit-Informationen für den Betriebs-/Personalrat, regelmäßig bzw. auf Anforderung, Einsichtsrecht, Kopien | 10 Textauszüge
12.1.3Abruf von Informationen aus dem Zeitwirtschaftssystem durch den Betriebs-/Personalrat, lesender Zugriff zu allen Daten und Funktionen, zweckbezogene Nutzung | 5 Textauszüge
12.2. Mitbestimmungsrechte
12.2.1Beachtung des § 87 Abs 1, 6, 7 BetrVG, erneute Mitbestimmung bei wesentlichen Änderungen des Zeitwirtschaftssystems oder seiner Nutzung | 10 Textauszüge
12.2.2Mitbestimmung bei Auswertungen | 5 Textauszüge
12.2.3Mitbestimmung bei Schicht-/Dienstplänen | 3 Textauszüge
12.2.4Mitbestimmung bei Bestellung von Zeitbeauftragten | 1 Textauszug
12.2.5Sicherung der Mitbestimmung durch geteilte Passworte | 1 Textauszug
12.3. Kontrollrechte
12.3.1Regelung zur Kontrollierbarkeit der Einhaltung der Vereinbarung | 5 Textauszüge
12.3.2Zugangs- und Zugriffsrechte (lesend) für die Arbeitnehmervertretung, Test- bzw. gespiegelte Version des Zeitwirtschaftssystems für die Arbeitnehmervertretung | 7 Textauszüge
12.3.3Recht auf Einsicht in Unterlagen, Auskunftspflicht der Beschäftigten | 7 Textauszüge
12.3.4Hinzuziehung interner und externer Sachverständiger nach freier Wahl, Einsicht in alle Unterlagen, Auskunftspflicht der Beschäftigten | 7 Textauszüge
12.4. Bezug zu anderen Regelungen
12.4.1IKT-Rahmenvereinbarungen | 6 Textauszüge
12.4.2Weitere Vereinbarungen, die weiterhin gelten oder mit dieser Vereinbarung ungültig werden, örtliche Vereinbarungen | 2 Textauszüge
12.4.3Geltende rechtliche und tarifliche Grundlagen | 2 Textauszüge

 
 

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